Studio dentistico riduce chiamate perse con assistente vocale AI 24/7

Industry

Sanità privata

Client Type

Studio odontoiatrico (3 medici, 8 collaboratori)

Focus Area

Automazione vocale inbound, gestione appuntamenti, customer service

CHALLENGE

Lo Studio Dentistico S.B. perdeva oltre il 48% delle chiamate in entrata perché il personale alla reception era costantemente impegnato con pazienti in sala d'attesa o assistenza in studio. Le chiamate non risposte si traducevano in appuntamenti persi e pazienti che prenotavano presso la concorrenza. Il tasso di no-show raggiungeva il 18% mensile, causando perdite di fatturato significative e inefficienza nell'utilizzo delle poltrone. Il personale spendeva 12-15 ore settimanali solo per richiamare pazienti, confermare appuntamenti manualmente e rispondere a domande ripetitive sui trattamenti. La mancanza di copertura telefonica fuori orario (sere, weekend) significava perdere contatti da pazienti lavoratori che potevano telefonare solo in quegli orari.

SOLUTIONS

Automato ha implementato un assistente vocale AI avanzato integrato con il gestionale Automato Hub e il calendario interno. L'assistente risponde automaticamente a tutte le chiamate in entrata con voce naturale italiana, identifica il paziente esistente o raccoglie dati per nuovi contatti. Il sistema gestisce prenotazioni consultando in tempo reale le disponibilità agenda, propone slot alternativi se l'orario richiesto è occupato, e conferma l'appuntamento sincronizzando immediatamente il gestionale. Tre giorni prima dell'appuntamento, il sistema effettua chiamate automatiche di reminder, riducendo drasticamente i no-show. L'assistente risponde alle 15 domande più frequenti sui trattamenti (costi orientativi, coperture assicurative, preparazione prima della visita) utilizzando un knowledge base personalizzato. Per richieste complesse o emergenze, trasferisce automaticamente la chiamata al personale disponibile.

Gestione appuntamenti bidirezionale

L'assistente consulta in tempo reale il calendario del gestionale, propone slot disponibili in base a preferenze paziente e tipo di trattamento richiesto, conferma la prenotazione e invia Whatsapp di conferma automatico con dettagli.

Sistema di reminder proattivo

Tre giorni prima dell'appuntamento, il sistema contatta automaticamente ogni paziente, chiede conferma della presenza, e in caso di cancellazione libera immediatamente lo slot per altri pazienti, ottimizzando l'occupazione delle poltrone.

Knowledge base trattamenti

Database intelligente con informazioni su tutti i trattamenti offerti, costi medi, tempi, coperture assicurative comuni. L'assistente fornisce risposte accurate e consistenti, eliminando variabilità nelle informazioni date dal personale.

Knowledge base trattamenti

IMPACT

Saving Time. Boosting Output.

+85%

Da 52% a 96% di chiamate risposte. Recuperate oltre 380 chiamate mensili che prima andavano perse, generando circa 85 nuovi appuntamenti/mese.

-75%

Il personale ha recuperato 9-11 ore settimanali precedentemente dedicate a richiamate e gestione appuntamenti, reinvestite in assistenza diretta ai pazienti e accoglienza.

-55%

Il tasso di mancate presentazioni è sceso da 18% a 8% grazie ai reminder automatici, recuperando ~42 ore poltrona mensili (valore stimato €6.300/mese).

24/7

Copertura totale anche fuori orario ufficio: 28% delle chiamate gestite arrivano dopo le 19:00 o nei weekend, rappresentando nuovi pazienti che prima non si sarebbero riusciti a intercettare.

CLIENT FEEDBACK

"Prima perdevamo decine di chiamate ogni giorno e i pazienti si lamentavano di non riuscire mai a raggiungerci. Ora l'assistente vocale di Automato risponde sempre, anche quando siamo tutti impegnati con le visite. È incredibilmente naturale: i pazienti spesso non si accorgono nemmeno di parlare con un'AI. Abbiamo ridotto i buchi in agenda del 55% e recuperato quasi 10 ore settimanali che ora dedichiamo ai pazienti. È come avere una segretaria perfetta che non dorme mai."

CLIENT FEEDBACK

"Prima perdevamo decine di chiamate ogni giorno e i pazienti si lamentavano di non riuscire mai a raggiungerci. Ora l'assistente vocale di Automato risponde sempre, anche quando siamo tutti impegnati con le visite. È incredibilmente naturale: i pazienti spesso non si accorgono nemmeno di parlare con un'AI. Abbiamo ridotto i buchi in agenda del 55% e recuperato quasi 10 ore settimanali che ora dedichiamo ai pazienti. È come avere una segretaria perfetta che non dorme mai."

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